Polityka prywatności

System SecureDocs - bezpieczna wymiana dokumentów

§1. Informacje ogólne

Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych użytkowników systemu SecureDocs, prowadzonego przez LEX TAX J.Opala Sp. jawna (dalej: „Administrator").

Administrator dokłada szczególnej staranności w celu ochrony interesów osób, których dane dotyczą, a w szczególności zapewnia, że zbierane przez niego dane są przetwarzane zgodnie z prawem, zbierane dla oznaczonych, zgodnych z prawem celów i niepoddawane dalszemu przetwarzaniu niezgodnemu z tymi celami.

§2. Cel i podstawa prawna przetwarzania danych

Dane osobowe przetwarzane są w następujących celach:

• Świadczenie usług księgowych i kadrowych - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO (wykonanie umowy)
• Bezpieczna wymiana dokumentów między Klientem a Biurem rachunkowym - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO (wykonanie umowy)
• Prowadzenie konta użytkownika w systemie SecureDocs - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO (wykonanie umowy)
• Wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze (np. przechowywanie dokumentacji księgowej) - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO
• Dochodzenie roszczeń lub obrona przed roszczeniami - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora)

§3. Zakres przetwarzanych danych

W ramach systemu SecureDocs przetwarzamy następujące dane osobowe:

• Imię i nazwisko
• Adres e-mail
• Nazwa firmy
• Dane zawarte w przesyłanych dokumentach (faktury, umowy, dokumenty kadrowe)
• Dane logowania (adres IP, data i godzina logowania)

§4. Okres przechowywania danych

Dane osobowe przechowywane są przez okres:

• Dokumentacja księgowa - 5 lat od końca roku obrotowego, którego dotyczy (zgodnie z ustawą o rachunkowości)
• Dokumentacja kadrowa - 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu (lub 50 lat dla dokumentacji sprzed 2019 r.)
• Dane konta użytkownika - przez okres obowiązywania umowy oraz do przedawnienia ewentualnych roszczeń
• Logi systemowe - przez okres 12 miesięcy

§5. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

• Organy administracji publicznej (Urząd Skarbowy, ZUS) - w zakresie wymaganym przepisami prawa
• Dostawcy usług hostingowych (home.pl)
• Podmioty świadczące usługi IT i wsparcia technicznego

Dane nie są przekazywane do państw trzecich (poza Europejski Obszar Gospodarczy).

§6. Prawa użytkowników

Każdemu użytkownikowi przysługuje prawo do:

• Dostępu do danych - uzyskania informacji o przetwarzanych danych
• Sprostowania danych - poprawienia nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych
• Usunięcia danych - w przypadkach określonych w art. 17 RODO
• Ograniczenia przetwarzania - w przypadkach określonych w art. 18 RODO
• Przenoszenia danych - otrzymania danych w ustrukturyzowanym formacie
• Sprzeciwu - wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie
• Wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych

W celu realizacji powyższych praw prosimy o kontakt na adres: biuro@rachunkowe.com.pl

§7. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych, w szczególności:

• Szyfrowanie przesyłanych dokumentów
• Szyfrowane połączenie SSL/TLS
• Zabezpieczenie dostępu hasłem
• Ograniczony dostęp do danych (tylko upoważnieni pracownicy)
• Regularne kopie zapasowe
• Monitoring dostępu do systemu

§8. Pliki cookies

System SecureDocs wykorzystuje pliki cookies wyłącznie w celach technicznych:

• Cookies sesyjne - niezbędne do prawidłowego działania systemu logowania
• Cookies bezpieczeństwa - służące do weryfikacji tożsamości użytkownika

Nie stosujemy cookies marketingowych ani analitycznych.

§9. Zmiany polityki prywatności

Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce Prywatności. O wszelkich zmianach użytkownicy zostaną poinformowani poprzez komunikat w systemie SecureDocs.

← Powrót do strony logowania

Ostatnia aktualizacja: 25.03.2026